Dettepostble opprinnelig publisert pådenne siden
PM-artikler av ProjectManager.com.
Velkommen til prosjektledelse 101. Prosjektledelse kan virke som en skremmende disiplin, men når du først har fått en forståelse av det grunnleggende og kombinerer det med litt intuisjon, vil du være på vei til å lede vellykkede prosjekter, uansett situasjon.
Kanskje du uventet har fått i oppdrag å lede et prosjekt og en stor forfremmelse er på lur, eller kanskje du er et teammedlem som ønsker å bedre forstå sin rolle i prosjektet. Uansett kommer vi til å gi deg en kort oversikt over de viktigste detaljene som er involvert i prosjektledelse for å få nyttig informasjon.
Hvis du trenger mer hjelp med prosjektledelse, sjekk ut alle våre ressurser og prosjektstyringsverktøy for å nå ditt fulle potensial.Prosjektlederer kraftig prosjektledelsesprogramvare som kan brukes av både erfarne og nybegynnere prosjektledere og teammedlemmer til å administrere prosjekter. Kom i gang gratis i dag.
Den første grunnleggende prosjektledelse er definisjonen av et prosjekt, som lar oss forstå hva prosjektledelse er og hvorfor det er så viktig for enhver type organisasjon.
Hva er et prosjekt?
Et prosjekt er en sekvens av oppgaver som leder mot et enkelt mål. Prosjekter har grenser, for eksempel tid, personer og ressurser som trengs for å fullføre prosjektet. Alt dette avhenger av hvilke resultater du ønsker å oppnå og når du ønsker å oppnå dem.
Disse resultatene er resultatet ditt, som gir resultater. De er alt som er produsert eller levert på grunn av prosjektet. Leveranser kan både være resultatet av selve prosjektet, men også resultatene av prosessen i prosjektet, som f.eks.prosjektplan, rapporter eller andre dokumenter. Prosjekter er satt sammen av tidsfrister. Hver oppgave og fase i prosjektet har en forfallsdato, noe som betyr at prosjektet ditt har en tidsplan.
Budsjetter er også en del av et prosjekt. Du trenger penger for å betale for ressursene for å møte kravene til prosjektet innen den tildelte tiden. Typiske ressurser inkluderer arbeidsstyrken, arbeidsmateriell og utstyr. ENprosjektbudsjettskisserer disse utgiftene. Nå som vi har bestemt hva et prosjekt er, kan vi definere prosjektledelse som en disiplin.
Hva er prosjektledelse?
Prosjektledelse er en disiplin som består i å bruke prosjektledelsesmetoder, verktøy og teknikker for å styre prosjektets livssyklus, som er et sett med stadier som er felles for hvert prosjekt. Mens det er flereprosjektlederrolleri et prosjektteam er prosjektlederen vanligvis ansvarlig for å overvåke prosessen med å planlegge, utføre og overvåke prosjekter fra start til slutt.
La oss gå gjennom fire grunnleggende prosjektledelseskonsepter som former prosjektledelsesdisiplinen: prosjektlivssyklusen, den tredoble begrensningen for prosjektledelse, prosjektledelseskunnskapsområdene og noen av de forskjellige prosjektledelsesmetodikkene du kan bruke som prosjektleder.
Prosjektets livssyklus
Prosjektets livssyklus beskriver de fem fasene alle prosjekter går gjennom. Her er en rask oversikt over hver.
- Initiering:Her er hvor du angirprosjektomfang, målene, organiseringen av prosjektet, dets forretningscase, dets begrensninger, hvem interessentene er, hva risikoene er, prosjektkontrollene, rapporteringsrammeverket osv.
- Planlegger:Det er her du bygger veikartet for å ta deg fra punkt A til punkt B, som betyr å lage en tidsplan over oppgavene, tidsfristene og ressursene som trengs for å fullføre alt i tide.
- Henrettelse:Prosjektet starter og prosjektplanen settes i verk.
- Overvåking og kontroll:For å sikre at prosjektet går som planlagt, må du sette opp mekanismer for å overvåke fremdriften. Hvis prosjektet ikke fortsetter som planlagt, arbeid med å kontrollere og løse problemer før de blir problemer.
- Lukking:Prosjekter er midlertidige bestrebelser, så de kommer til slutt til en slutt og må bli detformelt stengt. Men det er ikke så enkelt som å produsere leveranser; det er papirarbeid å signere på, ressurser å omfordele og andre løse tråder å binde opp.
Trippelbegrensningen
Uavhengig av metoden du bruker for å administrere et prosjekt, forståelsetrippelbegrensningener nøkkelen. Alle prosjekter gjennomføres med visse begrensninger. Disse er kostnader, tid og omfang. Det vil si at prosjekter skal komme inn innenfor budsjett, leveres i tide og oppfylle avtalt omfang.
Hvis du tenker på den trippelbegrensningen som en trekant, så er trekanten kvalitet hvis du styrer kostnadene, tiden og omfanget. Så hvis du administrerer kostnadene, tiden og omfanget av prosjektet, kommer du til å møte kundens kvalitetskrav.
Men trippelbegrensningen er mer enn det; det er som ballasten på et skip og holder prosjektet balansert uansett hvor røft vannet blir. For eksempel, hvis du trenger mer penger, må du justere tiden eller omfanget av prosjektet. Følgelig, hvis du har kort tid, dabudsjetteller omfanget må endres.
Hvis du har den tredobbelte begrensningen i tankene mens du administrerer prosjektet, sammen med prosjektfasene og styringsverktøyene, har du midler til å gjøre de nødvendige justeringene som kan holde prosjektet på rett spor. Det er formelen for suksess.
Kunnskapsområder for prosjektledelse
Kunnskapsområder for prosjektledelse kan enkelt defineres som kategorier som beskriver de forskjellige typene arbeid som utføres av prosjektledere og teammedlemmer for å fullføre prosjekter på en vellykket måte. Prosjektledere bør være svært kunnskapsrike innen hvert av disse 10 kunnskapsområdene for prosjektledelse, slik at de kan veilede team gjennom prosjektets livssyklus og sørge for at trippelbegrensningen er godt balansert.
- Prosjektintegrasjonsledelse
- Prosjektomfangsstyring
- Prosjekttidsstyring
- Prosjektkostnadsstyring
- Prosjektkvalitetsledelse
- Prosjekt personalledelse
- Prosjektkommunikasjonsledelse
- Prosjekt risikostyring
- Prosjektinnkjøpsledelse
- Prosjektledelse av interessenter
Hvis du er interessert i dette emnet, kan du sjekke ut vårkunnskapsområder for prosjektledelseblogg for mer informasjon om disse nøkkelprinsippene for prosjektledelse.
Prosjektledelsesmetoder
Det er mange måter å strukturere et prosjekts prosess på, og prosjektledere er eksperter på en eller flere av dem. Den mest tradisjonelle kalles foss, som følger en lineær tilnærming til å styre et prosjekt, og bryter ned prosjektet i en veldig strukturert sekvens.
En annen tilnærming som vinner popularitet kallesSmidig, som kommer fra programvareutvikling. Det er en prosess som fungerer i små faser eller sykluser kalt "sprints", og egner seg til små team. I likhet med navnet, omfavner prosessen endring og er fleksibel og endrer kontinuerlig retning i henhold til tilbakemeldinger fra kunder.
Hvorfor er prosjektledelse viktig?
Hver virksomhet, non-profit eller annen type organisasjon trenger å gjennomføre prosjekter, noe som gjør prosjektledelse viktig for enhver organisasjon.
Effektivprosjektledelsebetyr ikke bare at teamet ditt vil levere prosjekter i tide og under budsjett, men gir også andre fordeler for hele organisasjonen som økt produktivitet, reduserte kostnader, bedre lederskap og motiverte medarbeidere.
I et nøtteskall hjelper prosjektledelse organisasjoner med å bli mer effektive gjennom planlegging og overvåking av oppgaver, mål og teamprestasjoner.
Hva er en prosjektleder?
En prosjektleder er den ansvarlige for prosjektet. Så mye er klart, men det kan være en for enkel forklaring. Prosjektlederen leder prosjektet gjennom hver fase. Det betyr at de er ansvarlige for først å selge prosjektettil interessenter,deretter planlegge og definere omfanget av prosjektet.
Hva gjør en prosjektleder?
Prosjektledere finner ut alle oppgavene som er nødvendige for å nå prosjektmålene, og deretter sekvenserer de disse oppgavene i en tidsplan. Disse oppgavene og tidsplanene får deretter ressursene som trengs for å nå prosjektets mål. Det betyr å sette sammen et team, få verktøyene og rekvisitaene de trenger og sikre et nettsted og de nødvendige ressursene.
Prosjektlederen er også personen som oppretter prosjektbudsjettet for å betale for disse ressursene. De er ansvarlige for å administrere all dokumentasjon og deretter arkivere disse dokumentene på slutten av prosjektet. De ogsåhåndtere risikoog overvåke prosjektfremdriften for å sikre at folk jobber uhindret og innenfor tidsplanen og budsjettet.
Så i hovedsak er alt prosjektrelatert under prosjektlederens ansvar. De er ledere av prosjektet og administrerer teamene som utfører prosjektplanen. Imidlertid er de ikke sjefen. Prosjektlederen har solgt ideen til prosjektet til en sponsor eller interessent, og de rapporterer til dem om prosjektets fremdrift.
Derfor, aprosjektlederer en meget velorganisert person, en som er målrettet og brenner for prosessen. En prosjektleder må jobbe godt under press, gi ledelse og vite hvordan man motiverer folk til å yte sitt beste. Utover menneskelige ferdigheter, er kommunikasjonsevner avgjørende. Og de må kjenne til metodene og teknikkene som bidrar til å levere prosjekter med suksess.
Verktøy for prosjektledelse
Som du kanskje har lagt merke til, kan prosjekter være kompliserte. Du planlegger, planlegger og overvåker for å sikre at alle elementene i prosjektet går jevnt. Jo flere verktøy du har i hånden, jo mer håndterlig er prosjektet og oppgavene dine.Programvare for prosjektledelsekan inneholde alle verktøyene som trengs for å hjelpe prosjektledere og teammedlemmer med alle aspekter av prosjektene deres.
Når prosjektledelsesprogramvare er skybasert, kan data og samarbeid skje i sanntid, noe som gir et mer nøyaktig bilde av prosjektet og hjelper med beslutningstaking. I tillegg inneholder prosjektstyringsprogramvare ofte mange av de viktigste verktøyene for å administrere prosjekter, som de som er diskutert nedenfor.
Dashboards
Prosjektdashbordsamle beregninger fra alle deler av prosjektet. Disse tallene vises deretter i lettleste diagrammer og grafer, og gir en leder eller et teammedlem en direkte titt på prosjektfremdrift og data. Dashboards kan også hjelpe til med rapportering. Å drive et prosjekt betyr å rapportere til prosjektets sponsorer om fremdriften i prosjektet. Grafer og diagrammer kan filtreres for å levere akkurat de dataene du trenger for målrettede rapporter.
Gantt-diagrammer
Online Gantt-diagrammerer flotte verktøy for planlegging fordi de viser oppgavelisten din grafisk over en tidslinje. Hver oppgave har en deadline, som lager en linje som markerer starten og slutten av den oppgaven. Oppgaver kan deretter kobles sammen, hvis avhengige.
Ideelt sett kan du dele Gantt med teamet ditt og spore fremgangen deres mens de oppdaterer statusene sine. Med noen Gantt-diagrammer vil stolpen mellom start- og sluttdatoene fylles ut etter hvert som teamet jobber med oppgavene sine, og hvis du trenger å endre tidsplanen, kan du ganske enkelt dra og slippe stolpen for å gjenspeile den nye forfallsdatoen.
Verktøy for oppgavestyring
Det erverktøy for oppgavestyringsom lar deg lage gjøremålslister for deg selv og tildele oppgaver til teammedlemmer. Disse oppgavene kan noen ganger ha notater, filer, lenker og bilder som er knyttet til oppgaven, og teammedlemmer kan snakke og samarbeide på oppgavenivå. Du kan også automatisere e-postvarsler for å vite når en oppgave er fullført og for å minne folk om forestående tidsfrister.
Timelister og arbeidsbelastningsverktøy
Når det gjelder å administrere menneskene som jobber med prosjektet, som kan være et prosjekt i seg selv, er dettimelister. Dette er elektroniske dokumenter som gjør det enkelt for hver ansatt å spore og registrere timene de har jobbet, og de kan arkiveres til lederen når de er ferdige for avmelding.
Når det gjelder å håndtere arbeidsmengden,ressursallokeringsverktøylar deg se med et blikk om du har allokert ressursene dine riktig på tvers av prosjektet, slik at alle jobber og arbeidsmengden er balansert. I noen tilfeller kan du også kjøre rapporter fra programvaren for arbeidsbelastningsstyring.
Maler for prosjektledelse
Vi tilbyr dusinvis av gratisprosjektledelse malerfor å hjelpe deg å spare tid og effektivisere prosjektene dine. Her er noen viktige prosjektstyringsdokumenter du kan laste ned gratis.
Prosjektplanmal
En prosjektplan er et dokument som forklarer alt om prosjektet ditt fra hvordan det er planlagt til hvordan det skal utføres og fullføres. Denne gratis prosjektplanmalen hjelper deg med å komme i gang med prosjektene dine.
Prosjektbudsjettmal
Ethvert prosjekt trenger ressurser som mennesker, materialer og utstyr. Disse ressursene koster penger, så du må estimere alle prosjektkostnadene dine for å lage et prosjektbudsjett. Denne gratis malen er ideell for nybegynnere prosjektledere.
Prosjekttidslinjemal
Det er viktig å lage en prosjekttidslinje som kartlegger hvordan prosjektarbeid skal utføres, inkludert start- og sluttdatoer for alle oppgavene dine. Denne gratis prosjekttidslinjemalen hjelper deg med det.
Hva er prosjektledelsesprogramvare?
Prosjektledelsesprogramvare gjør det tunge løftet for å tillate ledere å enkelt planlegge, planlegge og spore prosjekter på en mye raskere og mer effektiv måte enn tradisjonelle metoder som å lage prosjektplaner for hånd.
Prosjektledelsesprogramvare kan defineres som en type programvare som inneholderprosjektstyringsverktøynevnt ovenfor, sammen med andre funksjoner som timelister, sanntids team-samarbeid eller ubegrenset fillagring, slik at prosjektledere og team kan holde styr på prosjekter på én sentral plattform.
Imidlertid fungerer ikke all prosjektstyringsprogramvare på samme måte. Det er mange alternativer på markedet, og selv om noen er enkle å bruke, gir de kanskje ikke all planleggingen,planleggingog sporingsverktøy du trenger.
Hvordan ProjectManager hjelper med prosjektledelse
Prosjektlederer nettbasert prosjektledelsesprogramvare som hjelper deg med å administrere alle aspekter av prosjektene dine. Den er utstyrt med alle prosjektstyringsverktøyene enhver prosjektleder trenger, uavhengig av ekspertisenivået ditt. Prosjektledelsesprogramvare som ProjectManager er det som gjør det mulig å administrere et prosjekt.
Lagre dokumenter
Alt papirarbeidet som genereres under prosjektinitieringsfasen kan lagres i ProjectManager. På denne måten kan du samle alt på ett sted, noe som gjør det enkelt å finne det du trenger. Ikke bekymre deg for å laste opp store filer og bilder, ProjectManager har ubegrenset fillagring.
Planlegg og planlegg arbeid
Når du planlegger prosjektet, gjør ProjectManager det tunge løftet. Anonline Gantt-diagramhjelper deg med å planlegge ved å kartlegge alle oppgavene dine på tvers av en prosjekttidslinje. Nå kan du koble avhengigheter, sette milepæler og til og med begynne å tildele teammedlemmer.
Overvåk fremdrift
Når team utfører oppgavene sine, kan de bruke ProjectManagers verktøy til å overvåke og kontrollere fremdriften deres.Ressursadministrasjonsfunksjonersørg for at ingen av teammedlemmene bærer hele lasten og at arbeidsmengden deres er balansert. I tillegg kan dashbordet vårt i sanntid spore fremgang, kostnader, helse og mer.
Selvfølgelig er det mer til prosjektledelse enn informasjonen i denne prosjektledelse 101-artikkelen. Det blir dypt, og det er i stadig utvikling. Imidlertid er det én konstant i orkanens øye som styrer et prosjekt: verktøy. ProjectManager er nettbasert prosjektledelsesprogramvare med sanntidsdashbord, online Gantt-diagrammer og funksjoner for å administrere arbeidsmengde, ressurser, tidsplaner og alle aspekter av prosjektet ditt.Se hvordan det kan hjelpe deg med å lykkes ved å ta denne gratis 30-dagers prøveversjonen i dag!